Action Plan – formularz do pobrania, to lista kontrolna dla kroków lub zadań, które należy wykonać, aby osiągać wyznaczone, założone cele i kamienie milowe.

What's your Emergency Action Plan? - Poole Group

Jest to istotna część procesu planowania strategicznego i pomaga w usprawnianiu planowania pracy zespołu projektowego. Narzędzie to nie tylko sprawdza się w zarządzaniu projektami, ale również może być wykorzystywane przez osoby fizyczne do przygotowywania strategii do osiągania i kontrolowania własnych celów osobistych.

Główne elementy planu działania (action plan), to:

  1. Zdefiniowany opis celu, który ma zostać osiągnięty;
  2. Zadania/kroki, które należy wykonać, aby osiągnąć cel;
  3. Osoby, które będą odpowiedzialne za wykonywanie każdego zadania;
  4. Kiedy te zadania zostaną wykonane (terminy i kamienie milowe);
  5. Zasoby potrzebne do wykonania zadań;
  6. Środki służące ocenie postępów;

Plan akcji ułatwia śledzenie postępów i skutecznie pomaga zaplanować przyszłe cele. Plan działania jest dokumentem „żyjącym” czyli wraz z rozwojem organizacji i zmianą otaczających organizację okoliczności należy systematycznie aktualizować listę zadań i wprowadzać zmiany, aby sprostać najnowszym potrzebom w dążeniu do celu.

Wskazówki dotyczące organizacji Planu Działania – Action Pla

Zdefiniuj swój cel końcowy:

Przeanalizuj sytuację i zbadaj możliwe rozwiązania przed ich priorytezacją.

Zapisz swój cel i określ go zgodnie z kryteriami SMART. Innymi słowy, upewnij się, że cel jest:

  • Sprecyzowany – jasno i zrozumiale zdefiniowany;
  • Mierzalny – obejmują mierzalne wskaźniki do śledzenia postępów;
  • Osiągalny – realistyczne i osiągalne w zasobach, czasie, pieniądzach, doświadczeniu itp.;
  • Istotny – dostosowanie do innych celów;
  • Terminowy – posiada datę zakończenia;

Lista kroków, które należy wykonać:

Utwórz szablon planu aby zobrazować listę wszystkich zadań do wykonania, terminów ukończenia i osób odpowiedzialnych.

Ważne jest, aby upewnić się, że cały zespół zaangażowany jest w proces i posiada dostęp do dokumentu. W ten sposób każdy będzie świadomy swoich ról i obowiązków w projekcie.

Określenie wag poszczególnych zadań i terminów końcowych:

Nadszedł czas, aby zreorganizować listę, ustalając priorytety zadań. Poszczególnym kroką, może być konieczne nadanie priorytetu, ponieważ mogą one blokować inne kroki poprzedzające.

Dodaj terminy i upewnij się, że są one realistyczne. Skonsultuj się z osobą odpowiedzialną za jej realizację, aby zrozumieć swoje możliwości przed podjęciem decyzji o terminach.

Ustawianie punktów kontrolnych:

Kamienie milowe można uznać za mini cele prowadzące do głównego celu na końcu. Zaletą dodawania kamieni milowych jest to, że dają one możliwość utrzymywania motywacji członków zespołu projektowego.

Identyfikowanie potrzebnych zasobów:

Przed rozpoczęciem projektu należy upewnić się, że masz pod ręką wszystkie niezbędne zasoby do wykonania poszczególnych zadań. A jeśli nie są one obecnie dostępne, musisz najpierw zrobić plan, aby je nabyć.

Monitorowanie, ocena i aktualizowanie:

Oznakowanie i wizualizacja zadań, które zostały wykonane zgodnie z ostatecznym planem działania, zwracając uwagę na postępy w realizacji celu. Pozwoli to również wydobyć zadania, które są w toku lub opóźnione, w którym to przypadku trzeba dowiedzieć się, dlaczego i znaleźć odpowiednie rozwiązania. A następnie odpowiednio zaktualizować plan działania.

Formularzem idealnie uzupełniającym plan akcji jest harmonogram projektu. Są to dwa podstawowe narzędzia Project Managera.

Polecamy artykuł w którym zapoznasz się z narzędziem – harmonogram projektu oraz skorzystasz z darmowego arkusza.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *