Wstęp do KPI

KPI – Kluczowe Wskaźniki Efektywności jest to tłumaczenie pochodzące od Key Performance Indicators, KPI. Są to operacyjne, finansowe oraz niefinansowe wskaźniki stosowane jako swoiste mierniki efektywności operacji i procesów, których dotyczą. Określają również pomiar stopnia realizacji celów biznesowych organizacji. Wskaźniki efektywności pełnią funkcję mierników oceny funkcjonowania przedsiębiorstwa i pomagają w wyłapywaniu obszarów charakteryzujących się nieefektywnością, nierentownością lub pozwalają w kontrolowany sposób na śledzenie zmian w czasie.

Istotną cechą wskaźników KPI jest fakt, że mogą one być różne dla różnych działów organizacji, muszą być mierzalne i muszą stanowić wskaźnik nalepiej oddający stan badanego procesu lub zjawiska.

Kluczowe wskaźniki efektywności wspierają organizację w osiąganiu strategicznych, finansowych, operacyjnych lub niefinansowych celów. Wskaźniki te są istotnym czynnikiem budowania zorientowanej na dane, fakty i wyniki – kultury całej organizacji opierającej się na wytycznych zawartych w metodyce Lean Management i Continuous Improvement. Dane zawarte w wskaźnikach są bazą budowania świadomości pracowników organizacji na temat związany z osiąganymi celami pracowników, realizacją operacyjno-logistyczną, jakością, produktywnością oraz bezpieczeństwem i ochroną środowiska.

Coraz popularniejszy staje się nurt wykorzystywania KPI do celów kontroli menedżerskiej. Pozwalają one na szybkie zdefiniowanie problemów w zespołach, ponadto pozwalają na efektywne planowanie, priorytetyzowanie zadań oraz na szybkie podejmowanie decyzji w sytuacjach kryzysowych.

Wyznaczanie i praca na wskaźnikach efektywności

Wyznaczanie wartościowych i głównych wskaźników efektywności zaczyna się od zdefiniowania celu. Jest to najważniejsza składowa prawidłowego definiowania KPI. Warto dodać w tym miejscu, że istotne jest aby wskaźnik efektywności charakteryzował się mierzalnością, w miejscu tym również należy wspomnieć, że z początkiem prób wdrożenia KPI należy ograniczyć ich organizację do pojedynczych i testować metody śledzenia, analizy i nadzoru nad wskaźnikami. Każdy wskaźnik musi być rzetelnie analizowany pod kątem powstawania trendów zwiększających lub zmniejszających wartość. Jest to istotne z punktu widzenia możliwości szybkiej reakcji i przeciwdziałania negatywnym skutkom dążenia do obniżenia wartości KPI.

Jak wspomniano powyżej, główny inicjator wdrożenia KPI to cel. Celem mogą być różne aspekty związane z przedsiębiorstwem. Wymaga się aby cel i KPI z nim związany był mierzalny. Przykładowy cel: wzrost wydajności produkcji na linii montażowej o 20% w stosunku do stanu obecnego (na dzień 2121-04-21).

Analizując powyższy przykład, można zauważyć, że przy prawidłowo określonych celach, kluczowe wskaźniki efektywności KPIs wyznaczają się samoczynnie (z przykładu KPI wydajność). Na początku pracy z KPI należy w sposób szerszy spojrzeć dane zagadnienie i wypracować więcej mierników, które następnie należy obserwować, analizować i komentować. W ramach upływu czasu i uczenia się procesu należy podkreślić szczególnie istotne KPI – najlepiej oddające istotę problemu. Natomiast z pozostałych zrezygnować.

Kluczowe wskaźniki efektywności są elastyczną miarą dedykowaną do poszczególnych obszarów, deparamentów lub działów organizacji. Mogą być również dedykowane i kierowane pod projekty, kampanie marketingowe i sprzedażowe. Wskaźniki te również pełnią istotną rolę w aspektach finansowych np. podczas premiowania pracowników organizacji lub rozliczaniu współpracy z firmami zewnętrzmi. KPI – kluczowe wskaźniki efektywności są bardzo wartościowymi danymi z punktu widzenia zmian w czasie. Mogą one pełnić kluczową rolę w analizie skuteczności podejmowanych działań i w zapobieganiu powstawaniu problemów organizacyjnych (operacyjnych, logistycznych oraz innych).

Istotną kwestią związaną z KPI jest określenie częstości próbkowania i wyliczeń związanych z kluczowymi wskaźnikami efektywności organizacji. Wylicza się je zgodnie z zapotrzebowaniem i sytuacją bieżącą organizacji. Najcześciej stosuje się wyliczenia:

  1. Dzienne;
  2. Zmianowe;
  3. Tygodniowe;
  4. Miesięczne;
  5. Roczne;
  6. Kwartalne.
Przykłady KPI

Poniżej przedstawione przykładowe wskaźniki efektywności (KPI), z zachowaniem podziału na obszary organizacji:

Obszary operacyjne przedsiębiorstwa:

  1. Overall Equipmenet Effectiveness (OEE) – wskaźnik dotyczący całkowitej efektywności wyposażenia;
  2. Wydajność – ilość produktów w jednostce czasu;
  3. Odpad produkcyjny, scrap produkcyjny – ilość liczony w sztukach lub %;
  4. Lead time – średni czas realizacji zamówień;
  5. MTTR mean time to repair- średni czas od wystąpienia awarii do jej usunięcia;
  6. MTBF mean time between failures – średni czas między awariami;
  7. % Kaizen, czyli % wdrożonych pomysłów zgłoszonych przez pracowników organizacji.
  8. Wyniki 5S (punktacja 5S).

Obszar HR, przedsiębiorstwa:

  1. Absencja chorobowa pracowników;
  2. Rotacja pracownicza;
  3. Wskaźnik nadgodzin;
  4. ECP – efektywność czasu pracy;
  5. Poziom satysfakcji pracowników;
  6. Średni czas rekrutacji.

Obszar związany z BHP i Ochroną Środowiska Naturalnego, przedsiębiorstwa:

  1. Liczba wypadków przy pracy;
  2. % Osób przeszkolonych z udzielania PPPM (pierwsza pomoc przedmedyczna);
  3. Wyniki audytów BHP i OŚ.
  4. Dane dotyczące segregacji odpadów;
  5. Zużycie mediów;

Obszary finansowe przedsiębiorstwa:

  1. Zysk netto;
  2. Zysk brutto;
  3. Marża ze sprzedaży;
  4. Przychód ze sprzedaży;
  5. Wskaźnik obrotu zapasami;
  6. ROI – wskaźnik zwrotu inwestycji;
  7. % przyrost sprzedaży ponad wzrost PKB;

Obszar łańcucha dostaw przedsiębiorstwa:

  1. OTD/OTIF dostawców;
  2. % wartości zakupów od certyfikowanych dostawców;
  3. Obrót materiałem w obszarze magazynowym;
  4. Wielkość stocków;

Jakość produktów i procesów:

  1. PPM – parts per milion;
  2. Liczba błędów lub liczba defektów;
  3. Liczba reklamacji lub zwrotów od Klienta końcowego;
  4. COPQ (ang. cost of poor quality).- koszty złej jakości.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *