Zarządzanie wizualne i wizualizacja

Zarządzanie wizualne i wizualizacja, (ang. visual management), jest to jeden z prostszych i ważniejszych elementów filozofii szczupłego zarządzania – Lean. Twórcą narzędzia jest japoński teoretyk biznesowy, Masaaki Imai. Jak sam Twórca określa, zarządzanie wizualne jest metodą zarządzania mającą na celu przedstawienie informacji w sposób widoczny, zarówno dla pracowników, jak i dla kierownictwa.

Narzędzie zarządzania wizualnego jest bardzo szeroko wykorzystywane w organizacjach od środowisk administracyjnych, operacyjnych po zarządcze. Narzędzie to wyzwala działania zmierzające do wyszczególnienia najistotniejszych elementów związanych z pracą w organizacji.

Narzędzie Visual Management jest bardzo szeroko wykorzystywane w dwóch aspektach:

1. Informacyjne przedstawianie kwestii istotnych (BHP, Produkcja, Ochrona Środowiska). Pod pojęciem tym rozumie się np. wizualizację hal produkcyjnych pod kątem dróg transportowych, oznakowań pól odkładczych itd.
2. Przedstawianie danych analitycznych. Po pojęciem tym rozumie się wizualizację danych organizacji w tym KPI poszczególnych departamentów w organizacji.

Narzędzie zarządzania wizualnego będącę internalną częścią metodologii Lean spełnia trzy główne funkcję:

1. Informacyjną – funkcja odnosząca się do przekazywania najważniejszych informacji na tematy związane z różnymi działami firmy (BHP, OŚ, Produkcja, Administracja, HR). Kierownictwo i pracownicy firmy bazują na jednych danych przedstawionych w sposób czytelny i przejrzysty dla wszystkich. Istotnym połączeniem wymienionej funkcji jest Kanban.
2. Obrazowanie problemów – zarządzanie wizualne pozwala w łatwiejszy sposób dostrzec wszelkie odchylenia od normy, jakie charakteryzują przedsiębiorstwo. Integralną częścią tej funkcji zarządzania poprzez wizualizację jest połączenie z Gemba.
3. Wyznaczania i śledzenia celów – uświadamianie pracowników na temat stopnia realizacji założonych celów – istotne połączenie z KPI przedsiębiorstwa.

Narzędzie zarządzania wizualnego idealnie sprawdza się w:

1. Organizacji layoutów produkcyjnych zgodnie z wytycznymi BHP. Głównymi składowymi w tym punkcie jest szeroko rozumiane oznakowanie hal produkcyjnych, drogi transportowe, przejścia, oznakowanie sprzętu medycznego i PPOŻ.
2. Zarządzaniu pracownikami i czasem pracowników. W tym punkcie warto zaznaczyć moc narzędzi obrazowania zadań, harmonogramów zadań, harmonogramów pracy, matryc kompetencji itd.
3. Zarządzaniu parkiem maszynowym – systemy wizualizujące stany pracy maszyn wchodzących w skład parku maszynowego organizacji, przykładem są tablice stanów maszyn, rozwiązania Andon.
4. Zarządzaniu materiałami – regały Kanban, rozdysponowywanie materiałów zgodnie ze standardem kolorystycznym pojemników.
5. Zarządzaniu metodami bazującymi na organizacji standardów znakowań według wytycznych szczupłego zarządzania Lean.

Aby zarządzanie wizualne charakteryzowało się jak największą efektywnością, spełnione muszą być trzy kryteria:

1. Wszelakie informacje umieszczone muszą być miejscach widocznych i powszechnie dostępnych;
2. Dane muszą być rzetelne oraz na bieżąco aktualizowane;
3. Informacje przedstawione w wizualny sposób muszą być zgodne ze stanem faktycznym, czytelne i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych osób.

Metodyka zarządzania wizualnego bazuje na poniżej wypisanych i najczęściej spotykanych narzędziach:

1. Oznakowania świetlne;
2. Drogowskazy;
3. Lampy ostrzegawcze/statusowe;
4. Tablice;
5. Harmonogramy;
6. Ekrany/monitory;
7. Wykresy/tabele
8. Instrukcje/standardy.

Najpopularniejszym przykładem zarządzania wizualnego na świecie są światła drogowe. Jest to przykład idealnie pokazujący jak mocno jesteśmy związani w życiu codziennym z tym narzędziem, niezależnie od tego czy poruszamy się samochodem, motocyklem, rowerem czy pieszo. Jest bardzo wiele przykładów z życia wziętych dla tego narzędzia ale zdecydowanie sygnalizacja drogowa w najprostszy sposób obrazuje magię zarządzania wizualnego i wizualizację.